Firmenumzug: Die Checkliste für die erfolgreiche Organisation


Wenn die Firma mit dem gesamten Büro umzieht, zählt jede Minute, denn während der aktuellen Umzugsphase ruht die Arbeit. Damit sich Auftragsverluste und Umzugskosten in Grenzen halten, brauchen Sie eine straffe Organisation, die lange vor dem Umzug einsetzt. 1000 Kleinigkeiten sind bei einem Firmenumzug zu bedenken. Meist ist ein einzelner Mitarbeiter damit überfordert. Jetzt lohnt sich gutes Team-Management. Rufen Sie so bald wie möglich eine Besprechung des gesamten Teams ein, bei dem Sie den Umzug bekannt geben und jeden Mitarbeiter motivieren, sein Bestes zu geben. Unsere erfahrenen Umzugsbetreuer haben die wichtigsten Informationen für einen Firmenumzug zusammengetragen.


Inhaltsverzeichnis:

1 – Planung von langer Hand: Zuständigkeiten klären
2 – Acht Monate vor dem Umzug
3 – Drei Monate vor dem Umzug
4 – Zwei Wochen vor dem Umzug
5 – Um den Umzugstag herum
6 – Kompetenten Umzugspartner finden


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Planung von langer Hand: Zuständigkeiten klären

Ein Firmenumzug läuft auf einer ganz anderen Schiene ab als ein Privatumzug. Wenn Sie Ihre Wohnung wechseln, sind Sie daran interessiert, alles so gut wie möglich über die Bühne zu bringen. Verzögerungen und Missgeschicke sind zwar ärgerlich, aber nicht weiter tragisch. Die Adressenänderung können Sie Ihren Freunden und Familien formlos mitteilen.

Mitarbeiter auf den Umzug einstimmen

Bei einem Firmenumzug dagegen, gibt es keine einheitliche Motivation und niemand trägt die Verantwortung alleine. Natürlich wollen die meisten Mitarbeiter nur das Beste für Ihre Firma. Ihre Belastbarkeit hält sich jedoch sehr viel mehr in Grenzen, als das bei einem Privatumzug der Fall ist. Sobald der Firmenumzug beschlossene Sache ist, sollten Sie daher damit beginnen, Ihre Mitarbeiter einzustimmen. Weiterhin müssen Urlaubspläne so früh wie möglich mit dem Umzugstermin in Einklang gebracht und Geschäftspartner benachrichtig werden.

Das Team gezielt motivieren

Rufen Sie eine Betriebsversammlung ein, um Ihr Team für den Umzug zu motivieren. Bestimmen Sie dabei – je nach Größe der Firma – einen oder mehrere Mitarbeiter, die sich gezielt um die Organisation des Firmenumzugs kümmern. Bitten Sie außerdem jeden Mitarbeiter, sich für den Umzug seines Arbeitsplatzes verantwortlich zu fühlen und ermuntern Sie Ihr Team, mit Ideen und Verbesserungsvorschlägen nicht hinter dem Berg zu halten. Auch Belohnungen funktionieren sehr gut als extra Motivation. Versprechen Sie Ihren Mitarbeitern zum Beispiel eine schöne Betriebsfeier, wenn der Umzug erfolgreich verlaufen ist.

Der Fahrplan für den Firmenumzug

Acht Monate vor dem Umzug

Mietvertrag kündigen

Die Kündigungsfrist für Geschäftsräume beträgt in der Regel sechs Monate. Kümmern Sie sich frühzeitig um die Beendigung des Mietverhältnisses und vergessen Sie dabei nicht, einen Termin für die Abrechnung von Heiz- und Nebenkosten festzulegen.

Umzugsunternehmen finden

Kümmern Sie sich rechtzeitig um ein Umzugsunternehmen, das sich mit Firmenumzügen auskennt. Hierbei können Sie das Ergebnis unseres Umzugsrechners als Richtwert für Kostenvoranschläge nutzen.

Rahmenbedingungen mit Ortsbegehung prüfen

Zu einer generalstabsmäßigen Planung gehört die detailgenaue Prüfung des Umzugswegs und der Verhältnisse vor Ort. Halten Sie Brandschutzbestimmungen an den Umzugsorten, Fluchtwege und die Belastbarkeit von Aufzügen schriftlich fest. Informieren Sie sich, ob Sie Halteverbotszonen für den Umzug brauchen.

Zeitplan entwerfen

Erstellen Sie einen Zeitplan für die Logistik des Umzugs: Wann übergeben Sie die alten Räume? Wie lange brauchen Sie für Ab- und Aufbau? Ziehen Sie am Wochenende um oder opfern Sie Werktage für den Umzug? Drucken Sie Ihren Zeitplan aus und hängen Sie ihn am schwarzen Brett aus. Verteilen Sie den Zeitplan auch per E-Mail und lassen Sie sich bestätigen, dass jeder Mitarbeiter den Zeitplan kennt.

EDV-System: Umziehen oder Aufrüsten?

Der Umzug eines EDV-Systems ist mit Kosten und Risiken verbunden. Prüfen Sie rechtzeitig, ob sich die Anschaffung neuer Computer für Ihren Betrieb lohnt. Vergleichen Sie Angebote verschiedener Computerhersteller oder engagieren Sie eine IT-Beratungsfirma. Das Angebot ist riesengroß. Hierbei empfiehlt es sich, einen Ansprechpartner vor Ort zu haben.

Inventarliste erstellen

Beauftragen Sie einen Mitarbeiter, eine detaillierte Inventarliste anzufertigen. Diese Inventarliste erleichtert den Möbelpackern das Ein- und Auspacken und dient als Grundlage für Angebote und eventuelle Reklamationen.

Ballast abwerfen

Packen Sie das Entrümpeln Ihrer Firma so früh wie möglich an. Überlassen Sie einem Mitarbeiter das Aussortieren und entscheiden Sie anschließend, von welchen Möbeln Sie sich trennen können. Am einfachsten markieren Sie Möbel mit selbstklebenden Etiketten.

Drei Monate vor dem Umzug

Arbeitsplätze beschriften

Verteilen Sie Etiketten an alle Mitarbeiter und weisen Sie sie an, wie sie Ihren Arbeitsplatz beschriften sollen. So verhindern Sie Chaos während des Umzugs.

Visitenkarten und Briefpapier

Nehmen Sie die nötigen Adressenänderungen vor, lassen Sie Visitenkarten und Briefpapier rechtzeitig drucken und bestimmen Sie einen Stichtag, ab dem die neue Adresse verwendet wird.

Adressenänderung mitteilen

Informieren Sie Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten über den bevorstehenden Umzug und teilen Sie Ihnen die neue Adresse und geänderte Telefonnummern mit.

Ändern Sie Ihre Adresse bei den zuständigen Behörden: Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, Banken, Finanzamt, Amtsgericht, Agentur für Arbeit, Versicherungen und Krankenkassen müssen rechtzeitig Ihre neue Adresse erhalten. Lassen Sie Ihren Eintrag im Handelsregister ändern und vergessen Sie nicht, auch Telefonbüchern und Branchenverzeichnissen Bescheid zu sagen. Wichtig: Adressen auch bei sozialen Medien ändern!

Zusätzlich sollten Sie einen Nachsendeantrag bei der Post stellen. So bleibt kein wichtiger Brief auf der Strecke.

Infrastruktur wechseln

Kümmern Sie sich rechtzeitig um neue Verträge mit Telefon-, Internet- und Stromanbietern.

Sicherheitskopien anfertigen

Sichern Sie rechtzeitig vor dem Umzug alle Firmendaten: Beauftragen Sie einen Experten, Ihre Computerdaten bombenfest zu sichern, gemäß dem Motto ‚Doppelt hält besser!’.

Renovierungs- und Reinigungsarbeiten organisieren

Beauftragen Sie Tapezierer und Maler oder andere Handwerker mit notwendigen Renovierungsarbeiten im alten und/oder neuen Büro. Suchen Sie sich eine Reinigungsfirma für die neuen Räume.

Sicherheitsvorschriften beachten

Überzeugen Sie sich, dass die neuen Räume den aktuellen Sicherheitsvorschriften für Firmen entsprechen und lassen Sie gegebenenfalls Umbauten vornehmen. Besonders wichtig für Büroräume: Rutschfeste und antistatische Bodenbeläge, gute Beleuchtung, ausreichende Belüftung, Lärmschutz und einwandfreie elektrische Leitungen.

Zwei Wochen vor dem Umzug

Überprüfen aller Details

Kontrollieren Sie alle Details mit den Firmen, die Sie für den Umzug beauftragt haben. Unstimmigkeiten und Missverständnisse können hier zu erheblichen und teilweise teuren Verzögerungen führen.

Endreinigung

Sorgen Sie für die Reinigung nach dem Auszug. Ein professioneller Reinigungsdienst kann hier viel Ärger vermeiden.

Büroübergabe

Vereinbaren Sie einen Übergabetermin mit dem Vermieter und bereiten Sie ein Übergabeprotokoll vor. Vergessen Sie nicht, rechtzeitig alle Schlüssel von Mitarbeitern einzusammeln. Am besten beauftragen Sie für Letzteres einen Mitarbeiter aus dem Office-Management.

Bodenschutz

Besorgen Sie rechtzeitig eine Abdeckung für empfindliche Böden während des Umzugs.

Verköstigung

Beauftragen Sie eine Cateringfirma mit der Verpflegung Ihrer Mitarbeiter, falls Sie den Umzug werktags durchführen.

Neuer Standort

Überprüfen Sie die neuen Räume gemeinsam mit dem Vermieter.

Dokumentation

Übertragen Sie einem Mitarbeiter die Aufgabe, den Umzug fotografisch zu begleiten. Dies hilft nicht nur bei eventuellen Reklamationsansprüchen, sondern kann auch in sozialen Medien wunderbar genutzt werden.

Um den Umzugstag herum

  • Am Tag vor dem eigentlichen Umzug sollten die neuen Firmenräume gereinigt werden.
  • Halten Sie Ihre Mitarbeiter dazu an, alle persönlichen Gegenstände aus dem bisherigen Büro zu entfernen.
  • Am Umzugstag selbst sollten Sie die Treppenhäuser vor und nach dem Umzug genau fotografieren, damit niemand unberechtigt Schäden von Ihrer Firma reklamieren kann.
  • Kontrollieren Sie die alten Firmenräume darauf, dass nichts vergessen wurde.
  • Übergeben Sie den bisherigen Firmensitz an den Vermieter und vergessen Sie nicht, das Übergabeprotokoll unterschreiben zu lassen.
  • Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter des Umzugsunternehmens eine verantwortliche Person Ihrer Firma erreichen können. Organisieren Sie stichpunktartige Kontrollen während des Umzugs.
  • Planen Sie ausreichend Zeit für die Inbetriebnahme der neuen Räume ein. Der Aufbau der neuen Einrichtung und das Anschließen von Internet und Telefonen funktioniert selten reibungslos.
  • Aktualisieren Sie jetzt ihre E-Mail Signaturen und das Impressum Ihrer Firmen-Webseite.
  • Beauftragen Sie einen Mitarbeiter mit dem Einsammeln aller Belege. Alle Rechnungen rund um den Umzug können als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden.
  • Schadensfälle sollten so früh wie möglich dokumentiert und der Versicherung gemeldet werden.

Kompetenten Umzugspartner finden

Ein Firmenumzug ist in der Regel Sache für eine Spedition. Die Wahl eines kompetenten Partners ist Voraussetzung für ein erfolgreiches Abwickeln des Umzugs. Wenn Sie Ihren Firmenumzug mit Movinga buchen, können Sie auf einen stressfreien Umzug vertrauen. Unsere Umzugsbetreuer haben sich auf Rundum-Service spezialisiert – vom Einrichten von Halteverbotszonen und fachgerechter Entrümpelung bis zum Ein- und Auspacken und Ab- und Aufbauen von Büroeinrichtungen.

Bei der Suche nach dem geeigneten Umzugspartner spielt natürlich auch der Preis eine entscheidende Rolle. Versichern Sie sich vor dem Buchen, ob alle Leistungen im Preis enthalten sind. Mit unserem praktischen Umzugsrechner erfahren Sie in wenigen Minuten einen Festpreis ohne versteckte Gebühren. Wenn Sie sich für Movinga als Partner beim Firmenumzug entscheiden, steht Ihnen ein persönlicher Umzugsberater zur Seite, der Sie in allen Fragen berät. Sie können unser Team werktags bis 21 Uhr abends und am Samstag bis 18 Uhr telefonisch erreichen.

Besonders wichtig ist bei der Partnersuche für einen Firmenumzug die Erfahrung der beauftragten Firma. Movinga arbeitet nur mit renommierten Unternehmen zusammen, die genau wissen, was sie tun. Wie zuverlässig unsere Mitarbeiter und Partner ihre Aufgaben wahrnehmen, zeigen die Bewertungen zufriedener Kunden. Wir behandeln alle Möbel und Wertgegenstände mit größter Sorgfalt. Für alle unvorhersehbaren Ereignisse ist Ihr Umzugsgut zudem umfassend versichert.

Für Wissenswertes rund um den Umzug empfehlen wir auch gerne unsere Verpackungstipps.


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