Nebenkostenabrechnung – Rechte, Pflichten und die häufigsten Fehler

Wieder ist ein Jahr vergangen und wieder flattert die jährliche Nebenkostenabrechung ins Haus. Diese kann sowohl Fluch als auch Segen sein: hat man beispielsweise fleißig an Wasser- und Heizkosten gespart, darf man sich auf eine Rückzahlung freuen. Sind die Nebenkosten im letzten Jahr gestiegen, muss man eventuell nachzahlen. Dabei ist fast jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft. Wir zeigen Ihnen, wie eine Abrechnung der Nebenkosten auszusehen hat, was alles rein muss und darf und was die häufigsten Fehler sind.

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Inhaltsverzeichnis

1 – Regeln und Pflichten
2 – Fristen der Nebenkostenabrechnung
2.1 – Fristen des Vermieters
2.2 – Fristen des Mieters
3 – Form und Inhalt einer Nebenkostenabrechnung
4 – Verteilerschlüssel
5 – Nebenkostenarten
6 – Fehler in der Nebenkostenabrechnung
7 – Die häufigsten Fehler
8 – Checkliste zur Prüfung

Regeln und Pflichten

Die Aufstellung einer jährlichen Nebenkostenabrechnung ist Vermieterpflicht, wenn Mieter im Mietvertrag zu monatlichen Vorauszahlungen von Nebenkosten verpflichtet sind. Der Paragraph 556 BGB regelt dabei die Fristen für Nebenkostenabrechnungen als auch die Arten von Nebenkosten.

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Fristen der Nebenkostenabrechnung

Fristen des Vermieters

Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens zum Ende des 12. Monats nach Ende eines Abrechnungszeitraums beim Mieter schriftlich vorliegen. Der Abrechnungszeitraum selbst darf nicht länger als 12 Monate sein. In den meisten Fällen ist das ein Kalenderjahr, also vom 01.01. bis 31.12. Wird die Frist von 12 Monaten versäumt, hat der Vermieter keinen Anspruch mehr auf eventuelle Forderungen.

Wichtig: Erfolgt ein Einzug während des laufenden Kalenderjahres, dürfen auch nur Nebenkosten im Zeitraum ab Einzug berechnet werden!

Fristen des Mieters

Dem Mieter steht das Recht zu, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und eventuell Einwand dagegen zu erheben, dafür wird ihm eine Frist von 12 Monaten gewährt.

Die Zahlungsfrist für Mieter beträgt 30 Tage nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung. Sollte der Verdacht auf einen Fehler in der Abrechnung bestehen, sollte die Zahlung unter Vorbehalt einer Rückforderung erfolgen. Dies ist dem Vermieter schriftlich mit Hinweis auf den Grund mitzuteilen

Eine Nachzahlung kann auch in Ratenzahlungen erfolgen. Der Vermieter ist aber nicht dazu verpflichtet, dieses Angebot anzunehmen.

Form und Inhalt einer Nebenkostenabrechnung

Grundsätzlich muss die Abrechnung schriftlich vorgelegt werden und über gesetzlich festgelegt Mindestinhalte verfügen. Diese sind der Abrechnungszeitraum, die Nennung des Verteilerschlüssels und die komplette Aufstellung der Gesamtkosten je Nebenkostenart.
Die Übersicht muss für den Mieter übersichtlich und nachvollziehbar sein. Dabei ist es ausreichend, den Gesamtbetrag je Betriebskostenart anzugeben, eine genaue Berechnung der Kosten muss nicht beigefügt sein. Der Mieter hat aber ein Recht auf Einsicht in Belege und Rechnungen, falls er einen genaueren Einblick haben möchte oder die Abrechnung prüfen will.

Verteilerschlüssel

Der Verteilerschlüssel wird genutzt, um zu ermitteln, in welchem Maß die Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden. WIrd im Vertrag kein Verteilerschlüssel angegeben, muss laut Gesetz nach Wohnfläche abgerechnet werden.

Folgende Verteilerschlüssel zur Umlage der Nebenkosten gibt es:

  • nach der Wohnfläche
  • nach Personenzahl
  • nach Wohneinheiten
  • nach Verbrauch
  • nach Kubikmeterzahl des umbauten Raums

Nebenkostenarten

In der Nebenkostenabrechnung müssen alle Nebenkostenarten, zu deren Zahlung der Mieter vertraglich verpflichtet wurde, aufgelistet sein. Insgesamt sind 17 Nebenkostenarten gesetzlich geregelt. Ein genauere Übersicht finden Sie in unserem Artikel Nebenkosten – Was und wie abgerechnet werden darf.

Die häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Durchschnittlich enthält jede zweite Nebenkostenabrechnung Fehler. Dabei handelt es sich seltener um absichtlichen Betrug sondern oft um Rechen- oder Formfehler. Viele Meter scheuen sich davor, die falsche Nebenkostenabrechnung zu reklamieren. Die häufigsten Fehler haben wir aufgelistet.

  1. Verspätete Betriebskostenabrechnung

Nach $ 566 Abs. 3 BGB ist der Vermieter verpflichtet bis spätestens nach Ablauf des 12. Monats des Abrechnungszeitraumes dem Mieter die Nebenkostenabrechnung zugehen zu lassen. Dabei ist der Zugang beim Mieter entscheidend. Außerdem wird bei einem Einwurf beim Mieter die Öffnung des Briefkasten am selben Tag vorausgesetzt und dies vor 19 Uhr. Kommt die Nebenkostenabrechnung verspätet an, darf der Vermieter keine Forderungen mehr stellen. Sollte ein Guthaben vorhanden sein, muss er es aber dem Mieter auszahlen.

  1. Abweichung vom Mietvertrag

Dies ist einer der häufigsten Punkte für eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung, denn hier ist geregelt, welche Betriebskosten der Mieter zahlen muss und auf welchem Weg. Außerdem ist im Vertrag geregelt, welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können. Welche Kosten das sind, ist in der Betriebskostenverordnung festgelegt. Ebenso ist der Verteilerschüssel im Mietvertrag festgelegt, mit dem der Vermieter die Betriebskosten auf die Mieter verteilt. Ist ein Umlageschlüssel festgelegt, erfolgt die Abrechnung der Nebenkosten auf die Wohnfläche.

  1. Falsche Umlage der Heizkosten

Anders als bei der Umlage der Betriebskosten, bei denen der Vermieter recht frei wählen kann, ist die Abrechnung der Heizkosten an ein Gesetz gebunden. Mindestens 50 % der Heizkosten müssen nach Verbrauch umgelegt werden. Der Vermieter muss dafür sorgen, dass die Wohnung mit den geeigneten Messgeräten ausgestattet ist. Denn nur dann ist eine verbrauchsorientierte Abrechnung gewährleistet. Vom Verbrauch unabhängige Inklusivmieten sowie eine Heizkostenpauschale ist nicht erlaubt. Rechnet der Vermieter dennoch danach ab, kann der Mieter die Heizkosten um mindestens 15% mindern.

  1. Unvollständige Betriebskostenabrechnung

Der Mieter ist verpflichtet, die Abrechnung zu prüfen und Fehler in den Nebenkosten dem Vermieter zu melden. Folgende Informationen müssen in der Abrechnung enthalten sein:

– Abrechnungszeitraum

– Übersicht der einzelnen Kostenpositionen

– Verteilerschlüssel der Betriebskosten

– Betriebskostenanteil des Mieters

– Summe der erfolgten Vorauszahlungen durch den Mieter

Ist es durch fehlende Angaben dem Mieter nicht möglich, die Abrechnung zu prüfen, ist die Abrechnung fehlerhaft. Im Falle einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung sollte der Mieter mit einem Rechtsanwalt das weitere Vorgehen besprechen. Sollte die Betriebskostenabrechnung formell korrekt aussehen, aber ungewöhnlich hohe Positionen enthalten, kann der Mieter eine Belegeinsicht fordern. Der Vermieter muss alle Belege wie Lieferscheine, Rechnungen und Verträge, die in die Abrechnung mit einfließen, offen legen. Diese können auf Gültigkeit hin geprüft werden. So kann geprüft werden, ob alle aufgelisteten Kosten auch tatsächlich entstanden sind.

  1. Abrechnung nicht umlagefähiger Betriebskosten

Der Vermieter darf nicht alle Nebenkosten auf den Mieter umlegen. Entscheidend ist, was im Mietvertrag vereinbart ist. Aber auch hier können einzelne Positionen unwirksam sein. Selbst durch eine Vereinbarung im Mietvertrag lassen sich nicht umlagefähige Nebenkosten nicht zu umlagefähigen Kosten umwandeln. So eine Klausel ist automatisch unwirksam. So dürfen Instandhaltungsmaßnahmen sowie Verwaltungstätigkeiten nicht auf die Mieter abgewälzt werden.

Unsere Checkliste zum Prüfen der Nebenkostenabrechnung

  • Fristen werden nicht eingehalten: der Vermieter hat eine Abrechnungsfrist von 12 Monaten
  • der Abrechnungszeitraum ist falsch: bei Mieterwechsel im laufenden Jahr muss die Abrechnung anteilig erfolgen und nicht für die gesamten 12 Monate
  • Zahlungspflicht und Nebenkostenarten sind nicht im Mietvertrag vereinbart: der Mietvertrag muss eine Vereinbarung über Betriebskosten enthalten und die zu zahlenden Nebenkostenarten müssen aufgelistet sein
  • Reparaturen werden auf die Abrechnung umgelegt: die Instandhaltung ist grundsätzlich Sache des Vermieters und darf nicht auf den Mieter umgelegt werden
  • Verwaltungskosten werden auf die Abrechnung umgelegt: hier gilt das Gleiche wie bei Instandhaltungskosten
  • leer stehende Wohnungen wurden nicht abgezogen: die laufenden Kosten von leerstehenden Wohnung muss der Vermieter tragen
  • Kosten, die keine Nebenkosten sind, wurden umgelegt: zum Beispiel Instandhaltungskosten, Kontogebühren, Modernisierungskosten
  • Gewerberäume werden nicht abgezogen: gewerblich genutzte Mietfläche müssen über eine separate Nebenkostenabrechnung verrechnet werden
  • der Verteilerschlüssel wurde falsch angewendet oder berechnet: ist zum Beispiel im Mietvertrag ein Verteilerschlüssel nach Verbrauch vereinbart, darf der Vermieter die Nebenkosten nicht nach Personenzahl umlegen